Uno de los recursos más valiosos que tenemos es indudablemente el tiempo y la gestión que hagamos de él. Nos organicemos como lo hagamos, uno tiene siempre la sensación en esta era que corre de que nos falta tiempo para todo.
Las listas de tareas pendientes no parecen disminuir, no decrecen las urgencias que nos asaltan a lo largo del día, la información nueva que debemos leer, no se acaba y todo lo que debemos entregar, es para ya… Puede sonar apocalíptico, ¿pero quién no ha tenido un día así?
Mejorar nuestra productividad, depende de dos factores fundamentalmente: detener los entretenimientos estériles y mejorar la organización interna para ser más eficaces en nuestra gestión de las relaciones profesionales con otros.
Matriz Einsehower, para qué sirve
La matriz de Eisenhower se trata de un sistema de cuadrante en el cual organizamos las posibles tareas en cuatro áreas.
Para esta cuestión utilizar herramientas como la Matriz Eisenhower nos puede ser muy útil, para aprender a gestionarlo y detectar situaciones recurrentes donde podríamos mejorar.
El funcionamiento es muy intuitivo y posiblemente ya lo estés aplicando en tu día a día, pero aunque solo sea por realizar el ejercicio de visualización y ordenación, puede ayudar a tu cerebro a asimilar mejor la información y la planificación de las mismas.
1. Tareas Urgentes (Importantes y Urgentes)
¡Hay que realizarlas lo antes posible! En este cuadrante se identifican tareas derivadas de acciones de «crisis» por una incidencia grave o proyectos cuya fecha de entrega es inmediata. La planificación de estas tareas debe ser en primer lugar cuando iniciamos nuestra jornada de trabajo.
Recomendamos incluir entre ellas las tareas que no suponen mucho tiempo y en las que otros dependen de nuestras respuestas para seguir con su trabajo, ya sea porque precisan nuestra supervisión. Todo lo vinculado a ejecución de cobros también debería ser considerado como digno de ser añadido en este cuadrante.
Ventajas y Desventajas: Bien organizado, aunque son tareas que por lo general suelen general estrés, puedes conseguir mitigarlo. Además debes darle un porcentaje del tiempo diario no muy alto. Aunque, lógicamente, si tienes una incidencia grave, como por ejemplo en un caso nuestro, una web que se ha caído del servidor, hasta que no esté resuelto no puedes pasar a otra tarea.
Matriz Eisenhower
2. Tareas Esenciales (Importantes y No Urgentes)
En este cuadrante debes añadir todas las acciones que son consideradas estratégicas, osea, aquellos acuerdos que te van a permitir crecer y alcanzar alianzas realmente interesantes. Su fecha de eclosión no suele ser inminente, por lo que la planificación de estas tareas las podemos considerar como siempra para el futuro.
También los proyectos que están en desarrollo cuya fecha de entrega está dentro de los plazos previstos pueden ir dentro de este área.
Ventajas y Desventajas: Si tu día está repleto de acciones estratégicas a medio – largo plazo, y que por tanto, no las vas a cobrar hasta que llegue ese momento, corres el riesgo de que tu negocio se desbalancee y necesites financiar.
3. Tareas Básicas (Urgentes y No Importantes)
Hay que realizarlas si o si, pero no son muy cualificadas o rentables. Atender ciertas llamadas de teléfono con consultas esenciales o las tan temidas interrupciones por WhatsApp podrían ir de forma genérica en este cuadrante.
Es importante que aprendas a cualificar estas tareas porque gradualmente irás valorando que tu relación con algunos proyectos y/o clientes están dentro de este área. Lo habitual es delegar este tipo de tareas en cuanto se pueda e ir suprimiendo u optimizando las que no son realmente interesantes.
Ventajas y Desventajas: A medida que creces como empresa es inevitable tener tareas de este tipo, no existe una cadena de producción totalmente exenta de ellas. Lo importante es delegarlas, aprender a confiar en la persona que debe hacerse cargo de ellas y llevar un seguimiento, aunque sea superficial, para aprender e ir depurando los procesos.
Si tus tareas del día están repletas de tareas Básicas, la productividad y el crecimiento de la empresa se verá muy mermado, por lo que hay que saber racionarlas.
4. Tareas Nulas (No Urgentes y No Importantes)
Tareas que invaden nuestra jornada de trabajo y que realmente no nos aportan nada. Esas pérdidas de tiempo en las que nos vemos inmersos sin darnos cuenta, como mirar email antiguos sin saber por qué, consultar una APP de ocio, llamadas de colaboradores – clientes excesivamente largas, etc…
Ventajas y Desventajas: A nivel empresarial este tipo de tareas no suponen nada positivo, debemos detectarlas para ser cada vez más productivos, por lo que esta herramienta te puede ser muy útil para ello y tomar consciencia.
Si quieres descargar la Matriz Einsenhower en PDF pincha este enlace y podrás imprimirla para usarla tantas veces desees.
¡Ahora ya conoces uno de los recursos favoritos de nuestra agencia!
